Espaces & design

6 conseils pour aménager votre bureau

Des postes adaptés à chaque en fonction des besoins spécifiques en termes d'espace et de ressources.

Imaginez-vous arriver chaque matin dans un bureau chaleureux, confortable et parfaitement adapté à vos besoins. Ne vous sentiriez-vous pas plus motivé et créatif ? 

C’est en tout cas ce que pensent 72% des actifs, selon une étude d’ACTINEO. Pour eux, l’entreprise doit offrir des espaces de travail encore mieux qu’à la maison pour donner envie de venir au bureau.

Car oui, ces espaces où nous passons une grande partie de nos journées sont de véritables seconds chez-nous, qui influencent grandement notre bien-être et notre productivité.

Et les bénéfices ne s’arrêtent pas là ! Un aménagement soigné des bureaux renvoie une image positive de votre entreprise auprès de vos clients et prospects. C’est un véritable atout pour instaurer un climat de confiance et booster votre performance.

Dans cet article, nous vous livrons 5 conseils pour optimiser le bien-être au travail et l’efficacité, tout en véhiculant l’identité unique de votre entreprise. Notre équipe a déjà accompagné plus de 30 clients sur leurs projets de réaménagement.

Conseil n°1 : Choisir un bon environnement pour votre espace de travail

L’environnement de travail est un facteur clé qui influence directement la productivité, le bien-être et la créativité des employés. Un espace de travail idéalement situé et bien aménagé peut non seulement améliorer l’efficacité quotidienne, mais aussi renforcer le sentiment d’appartenance et la satisfaction au travail.

Selon une étude menée par HelloWork en 2021, la localisation est un critère essentiel pour 79% des Français lorsqu’ils cherchent un emploi. Plus précisément, la moitié des salariés estiment que le trajet domicile-travail ne devrait pas excéder 30 minutes. Ces chiffres mettent en lumière l’importance stratégique du choix de l’emplacement pour les entreprises.

Mais, la localisation n’est qu’un des nombreux leviers à actionner pour valoriser votre espace de travail et renforcer votre marque employeur. Les équipements proposés, les services disponibles sur place et la mise en place d’une politique de télétravail adaptée sont autant d’éléments qui contribuent à créer un environnement de travail attractif et épanouissant pour vos collaborateurs. (pour en savoir + consultez « La localisation de son espace de travail, un critère incontournable ?« )

Les équipes de Morning vous accompagnent sur la phase Audit/Conseil de vos projets pour vous permettre de vous poser les bonnes questions et définir les critères importants pour votre entreprise et vos équipes.

L’impact des équipements et des services sur le bien-être au travail

Au-delà de la localisation, les équipements et services disponibles au sein de l’espace de travail jouent un rôle crucial dans le bien-être des employés. Un environnement de travail bien équipé qui offre des services variés peut considérablement améliorer la qualité de vie professionnelle et la satisfaction des collaborateurs.

Si vous décidez de réaménager vos bureaux pour mieux répondre aux besoins de vos employés, en plus de choisir un emplacement central bien desservi par les transports en commun, on vous conseille d’investir dans des équipements modernes et des services sur place. Ainsi, vos bureaux seront dotés de salles de réunion équipées avec des technologies de visioconférence avancées, des espaces de détente et des fauteuils confortables, et des coins cuisine bien approvisionnés.

L’intégration d’équipements modernes et de services adaptés, combinée à une localisation stratégique, peut transformer un espace de travail en un lieu de bien-être et de performance.

Conseil n°2 : Bien évaluer le nombre de postes

Des postes adaptés à chaque en fonction des besoins spécifiques en termes d’espace et de ressources.

Le flex office permet de réduire le nombre de postes de travail nécessaires. En général, les postes en open space représentent entre 60% et 70% de l’effectif total. Cependant, cette économie ne doit pas être surestimée par les décideurs. Une partie des surfaces libérées par la réduction des postes sera transformée en espaces pour d’autres usages : salles de réunion, espaces de concentration, zones de création, etc.

Chaque organisation doit déterminer un ratio adapté, en tenant compte de sa politique de télétravail et de ses prévisions d’embauche. Il est généralement préférable de prévoir un nombre de postes légèrement supérieur aux besoins identifiés. Par exemple, une entreprise en forte croissance pourrait recruter jusqu’à 50 nouveaux collaborateurs en un an. Anticiper ces besoins est crucial.

Selon la taille de l’organisation, le nombre d’open spaces variera et ces espaces pourront être attribués par pôle métier (développement, administration, marketing, communication). Certaines équipes auront des habitudes et des besoins spécifiques. Il est essentiel de prendre en compte les particularités des différents métiers pour évaluer comment ils s’adaptent au flex office.

Adaptation des espaces de travail aux besoins spécifiques des équipes

Il est essentiel de prendre en compte les particularités des différents métiers pour évaluer comment ils s’adaptent au flex office. Chaque équipe au sein d’une organisation a des besoins spécifiques en termes d’espace et de ressources. Par exemple, les équipes de développement technologique peuvent nécessiter des espaces de travail plus calmes pour favoriser la concentration et la productivité. En revanche, les équipes de marketing et de communication peuvent bénéficier de zones de collaboration plus ouvertes pour faciliter les échanges d’idées et le travail en groupe.

Pour répondre à ces besoins variés, il est crucial de concevoir des espaces polyvalents et modulables. Des salles de réunion de différentes tailles peuvent être aménagées pour des sessions de brainstorming ou des réunions formelles. Des zones de concentration silencieuses peuvent être créées pour les tâches nécessitant une attention particulière.

Nous vous conseillons également de prévoir des espaces de détente et des zones informelles où les employés peuvent interagir de manière plus décontractée. Ces zones contribuent à renforcer la cohésion d’équipe et à créer un environnement de travail agréable.

Anticiper les prévisions d’embauche est crucial pour éviter les problèmes de surcapacité ou de sous-capacité. Une entreprise en forte croissance, par exemple, doit prévoir des espaces supplémentaires pour accueillir de nouveaux collaborateurs sans perturber les équipes existantes. Cette anticipation permet de maintenir un environnement de travail efficace et harmonieux, même en période de forte expansion.

Conseil n°3 : Mettre en place une technologie de pointe dans vos bureaux

Comme son nom l’indique, le smart office est un environnement de travail intelligent. Associé à de nombreux outils innovants, il améliore significativement l’expérience collaborateur et renforce indirectement la marque employeur. De nombreuses entreprises optent désormais pour ce concept innovant et tous ses avantages pour accompagner la mise en place de leur outil de flex office

Le smart office est généralement source de bien-être pour les collaborateurs. Il permet également d’être plus attractif aux yeux des talents. Mettre à disposition des environnement de travail plus avancés sur le plan technologique est efficace afin d’attirer et fidéliser les employés les plus prometteurs. 

Avec la généralisation du home office, les collaborateurs sont de plus en plus exigeants sur la qualité de leur lieu de travail et attendent que ce dernier soit mieux équipé que leur domicile. Par ailleurs, l’environnement de travail doit s’adapter aux activités des collaborateurs. 

Outils informatiques pour une meilleure gestion du temps

Le smart office, c’est bien plus qu’une simple accumulation de gadgets high-tech. C’est un environnement de travail pensé pour s’adapter aux différents besoins des employés, que ce soit la concentration, la collaboration ou la créativité. En optimisant chaque espace, on obtient des employés épanouis et productifs.

Pour vous aider à gérer au mieux votre temps et vos ressources, plusieurs outils sont à votre disposition. On vous propose par exemple de mettre en place un outil de réservation de postes de travail pour organiser le flex office dans vos bureaux. 

Chez Morning, nous avons développé une application pour faciliter la vie de nos collaborateurs au quotidien. Elle leur permet de réserver en un clic des salles de réunion ou des postes nomades parmi les différents espaces de travail à Paris et en banlieue proche. L’application permet aussi de s’inscrire facilement aux événements internes pour ne rien manquer. Et en cas de problème ou de demande particulière, les collaborateurs peuvent contacter directement le référent de l’espace via l’app, pour ne jamais se sentir livrés à eux-mêmes.

Des outils innovants à tous les étages pour une expérience collaborateur réussie et une marque employeur attractive pour les talents.

Conseil n°4 : L’importance d’un bon éclairage pour aménager votre bureau

La lumière naturelle pour la réduction de la fatigue oculaire, l’amélioration de l’humeur et la productivité au travail.

La présence de lumière naturelle peut radicalement transformer un espace de travail. Alors, assurez-vous que votre espace de travail bénéficie d’une bonne exposition à celle-ci. La lumière du soleil, c’est le jackpot pour votre santé mentale. Ça booste votre synthèse de vitamine D et réduit même le stress.

Bref, c’est la clé du bonheur et de la productivité au bureau qui est trop souvent négligé. La qualité de la lumière dans votre bureau joue également un rôle essentiel pour votre confort visuel. Imaginez-vous travailler dans un bureau sombre et mal éclairé. Vos yeux se fatiguent rapidement, vous avez du mal à vous concentrer et votre humeur en prend un coup.

À l’inverse, un espace baigné de lumière vous apporte un sentiment de dynamisme et de positivité. Vous vous sentez plus alerte, plus motivé et prêt à relever les défis de votre journée de travail.

Choix de l’éclairage : naturel vs artificiel

L’orientation et l’exposition de votre espace de travail jouent un rôle crucial dans la création d’un environnement à la fois confortable et fonctionnel. Il est essentiel de positionner votre bureau de manière à optimiser l’utilisation de la lumière naturelle.

Vous devez privilégier au maximum la lumière naturelle. Positionnez judicieusement les postes de travail près des fenêtres et utilisez des stores ou des rideaux pour moduler l’intensité lumineuse selon vos besoins. N’oubliez pas que la lumière du soleil est non seulement gratuite, mais qu’elle a aussi des vertus bénéfiques pour votre rythme circadien et votre humeur.

Bien sûr, la lumière naturelle ne suffit pas toujours, surtout en hiver ou dans les bureaux ne disposant pas de grandes ouvertures. C’est là qu’intervient l’éclairage artificiel. Vous pouvez opter pour des ampoules LED qui diffusent une lumière claire et homogène, sans scintillement désagréable.

Pensez également à varier les sources lumineuses : un éclairage général pour l’ensemble de la pièce, complété par des lampes de bureau individuelles pour un éclairage d’appoint. Cette flexibilité permettra à chaque employé d’ajuster son environnement lumineux en fonction de ses préférences et des tâches qu’il doit accomplir.

N’oublions pas que l’éclairage est bien plus qu’une simple question de fonctionnalité. C’est un véritable outil au service du bien-être et de la performance de vos équipes. En créant une atmosphère lumineuse agréable et stimulante, vous favorisez la concentration, la créativité et la bonne humeur au sein de votre entreprise.

Conseil n°5 : Sélectionner un mobilier ergonomique pour aménager votre bureau

Si vous passez de longues heures assis devant votre bureau, vous pouvez faire la connaissance des troubles musculo-squelettiques. Ces petites douleurs qui nous gâchent la vie au quotidien, souvent causées par de mauvaises postures. Mais rassurez-vous, on a la solution pour vous éviter d’être impacté. 

Le secret, c’est d’aménager votre espace de travail avec du mobilier et des équipements ergonomiques. Choisir les bons meubles pour votre bureau est crucial pour maintenir une posture correcte et augmenter la productivité. Ces petits ajustements peuvent faire des miracles pour réduire les risques de mal de dos, de douleurs dans les trapèzes, au poignet et même la fatigue oculaire.

Le vrai game-changer, ce sont les bureaux réglables en hauteur, aussi appelés bureaux assis-debout. Ces petites merveilles vous permettent d’alterner entre la position assise et debout tout au long de la journée, ce qui booste la circulation sanguine et réduit la pression sur votre dos. C’est la tendance du moment, et on comprend pourquoi !

Investir dans une bonne chaise de bureau

Commençons par la base pour une bonne posture au travail : la chaise de bureau. C’est votre meilleure alliée pour des journées de travail sans douleur. Elle doit être comme un gant, épouser parfaitement votre morphologie avec un bon soutien pour le dos et les bras. Et surtout, elle doit être réglable à souhait pour s’adapter à tous vos besoins.

Mais ne vous arrêtez pas là ! Pensez aux petits plus qui font toute la différence : des supports pour les ordinateurs portables, des écrans réglables en hauteur pour éviter le torticolis, et même des souris et claviers ergonomiques. 

Attention, ne vous fiez pas uniquement à l’apparence pour choisir votre chaise. Les modèles les plus chers ne sont pas toujours les plus confortables. Le secret, c’est de vérifier toutes les options de réglage disponibles. Une chaise ergonomique digne de ce nom doit pouvoir s’adapter à toutes vos activités.

Côté budget, comptez entre 350 et 1500 euros pour une chaise de qualité. Ça peut paraître un investissement, mais croyez-moi, le dos de vos collaborateurs vous remerciera. 

Critères de choix d’un bureau ergonomique

Le choix du bureau obéit à des critères très stricts au niveau pratique.

Votre bien-être au travail passe par un bureau ergonomique, qui s’adapte parfaitement à votre morphologie, comme un petit bijou personnalisé. 

La hauteur idéale en position assise ? Entre 65 et 74 cm, ni plus ni moins ! Et pour une expérience optimale, optez pour une profondeur de 80 à 110 cm et un écart de 20 à 26 cm entre le plan de travail et votre siège. C’est la recette magique pour un confort absolu.

Dans notre monde professionnel trépidant, rester assis ou debout pendant des heures peut devenir un véritable défi pour notre corps. Mais rassurez-vous, la solution est simple comme bonjour : il suffit de varier les postures et d’alterner entre la position assise et debout, c’est le secret pour garder une posture dynamique et améliorer votre confort et votre efficacité au travail.

Les bureaux à hauteur réglable sont de véritables alliés dans cette quête du bien-être.  Grâce à leur fonctionnalité assis-debout, ils s’adaptent à toutes les morphologies et à tous les besoins. Que vous soyez grand, petit, ou entre les deux, votre espace de travail devient votre partenaire sur mesure. 

Accessoires de bureau et leur impact sur l’ambiance

Fini les bureaux encombrés, place à des espaces dégagés et organisés avec des casiers pour vos collaborateurs : chez Morning, le casier est un élément incontournable de nos espaces de travail. 

Et la cerise sur le gâteau ? Chaque casier est équipé d’une serrure à badge, pour une sécurité optimale. Vos effets personnels sont sous bonne garde. 

Mais ces casiers ne sont pas seulement des champions du rangement. Ils jouent aussi un rôle clé dans l’organisation de vos espaces de travail. Vous pouvez les utiliser pour délimiter différentes zones, comme les espaces de collaboration ou les phonebox. Avec leur design soigné, ils se transforment même en éléments de déco et de cloisonnement. 

Et si on vous dit que chaque pièce du casier est conçue pour être réparable et réutilisable indépendamment ? Ça facilite grandement leur démontage et leur remise en état. 

Conseil n°6 : Intégrer des éléments de décoration inspirants

Selon une étude menée par BVA pour Salesforce, 59% des salariés considèrent le bien-être au travail comme un enjeu majeur. Et devinez quoi ? Des bureaux bien aménagés et joliment décorés, ça booste le moral des troupes et ça renforce le sentiment de considération des employés. En plus, ça donne une image dynamique de l’entreprise, ce qui aide à garder les talents. Que demander de plus ? Vous pouvez également utiliser les murs pour afficher des œuvres d’art ou des graphiques inspirants qui renforcent la créativité et l’engagement.

Choisir les bonnes couleurs pour aménager votre bureau

Quand on parle d’aménagement, il y a un élément clé à ne surtout pas négliger : les couleurs. 

Pour les open-spaces et les bureaux individuels, oubliez les teintes flashy qui agressent les yeux. Misez plutôt sur des tons neutres ou pastel comme l’écru, le blanc crème ou le gris taupe. Ces couleurs sont la garantie d’une ambiance sereine et propice à la concentration. 

Et si vous voulez vraiment créer un cocon de bien-être, n’hésitez pas à intégrer des touches de bleu et de vert. Ces couleurs sont réputées pour leurs vertus apaisantes. Le choix des couleurs doit aussi s’aligner avec le style global de l’entreprise pour créer un environnement de travail cohérent et esthétiquement agréable.

Mais les couleurs, ce n’est pas qu’une question d’esthétique. Elles influencent aussi nos humeurs et notre état d’esprit. En clair, elles jouent un rôle crucial dans la création d’un environnement de travail où il fait bon de travailler, créer et se détendre.

L’importance des plantes dans l’espace de travail

Une grande cour intérieure vitrée et arborée pour constituer le point de rencontre du lieu pour les collaborateurs.

Vous arrivez au bureau et vous êtes accueilli par un beau ficus, un philodendron ou un majestueux palmier, ça met tout de suite de bonne humeur, non ? Mais les plantes ne sont pas là juste pour faire joli. Elles sont aussi de véritables alliées pour votre santé. Elles absorbent les substances chimiques émises par vos imprimantes et photocopieuses, et même les ondes de vos appareils électroniques. En clair, elles purifient l’air que vous respirez.

Et ce n’est pas tout ! Les plantes contribuent aussi à créer une ambiance plus saine et plus agréable au bureau. Résultat : vous êtes plus concentré, plus motivé et plus productif. 

Intégrer des touches de verdure dans vos espaces de travail est devenu incontournable. C’est un vrai plus pour votre marque employeur. Nous avons appliqué ce conseil chez Morning Laffitte, avec sa grande cour intérieure vitrée et arborée qui constitue le point de rencontre incontournable du lieu.

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Sarah SONNECK

Sarah rédige des beaux contenus pour mettre en lumière nos espaces de travail, nos engagements et les engagés de cette société !