Les outils du parfait télétravailleur
Au sein de l’équipe Morning, le télétravail est légion. Que ce soit depuis notre domicile, ou depuis un autre espace Morning, nous sommes souvent amenés à nous déplacer. Mais depuis l’allocution du président Macron et le confinement déclaré, nous devons tous nous y mettre. Si c’est la première fois que vous travaillez hors de vos locaux, vous vous demandez certainement comment travailler efficacement en équipe, comme au bureau. Alors nous vous avons sélectionné une liste d’outils permettant de travailler au mieux depuis votre domicile. Certains outils sont peut être évidents pour bon nombre d’entreprises, mais nous les avons ajouté, dans le doute.
Pour bien communiquer en télétravail
Pour garder contact avec votre équipe et vos collègues dans un contexte de télétravail, il existe de nombreuses solutions, plus ou moins informelles, mais toutes également efficaces. D’abord Slack, c’est la messagerie instantanée que nous utilisons chez Morning. Il permet de discuter individuellement avec ses collègues, de créer des « chaînes » de conversation, de s’envoyer des documents, et surtout d’intégrer d’autres services que l’on utilise au quotidien comme Dropbox ou Asana. Le service est gratuit jusqu’à 10 000 messages et jusqu’à 10 outils intégrés.
Si vous êtes sur Microsoft, vous pourrez alors préférer Microsoft Teams, l’équivalent de Slack, sauce Windows. Le logiciel permet à peu de choses près les mêmes fonctionnalités que Slack. Il existe également une version gratuite jusqu’à 300 collaborateurs qui depuis le 10 Mars permet d’ajouter plus d’utilisateurs et comprend des fonctions supplémentaires. Et pendant 6 mois, l’accès à la première formule payante est gratuite.
Enfin, ne négligeons pas WhatsApp, qui permet de manière plus informelle de créer des groupes de discussion. L’outil idéal pour prendre des nouvelles de ses collègues, dire bonjour, s’envoyer de vacances dans son appartement, ou autre.
Pour les visioconférences
Axes majeurs de la collaboration en télétravail
Parce que se parler c’est bien, mais parfois, se voir, c’est mieux. Sans oublier de se demander au préalable si cette réunion n’aurait pas pu être simplement un email. En tout cas, là encore, il y a du choix. Chez Morning nous utilisons Meet, l’outil de vidéoconférence créé par Google. De nombreuses entreprises utilisent quant à elles Skype (Microsoft) ou encore FaceTime (Apple).
Si vous n’êtes équipés d’aucun de ces outils, alors voilà une rapide sélection d’outils gratuits ou remisés pendant cette période de coronavirus. D’abord le nouveau champion de la webconference : Zoom, qui a levé sa limite de 40 minutes de conférences pour sa version gratuite, du fait de l’épidémie. De son côté, Whereby, un outil simple gratuit jusqu’à quatre écrans, permet également le partage d’écran pour présenter ses documents, présentations. La solution de webconférence Webex, développée par Cisco est de son côté gratuit pendant 4 mois en ce moment. Join.me présente lui aussi des avantages. Il ne nécessite aucune installation ou plugin, un lien unique à partager est généré depuis le site internet. L’outil dispose d’une version « de base » gratuite. LifeSize propose aux utilisateurs 6 mois d’accès avec sessions illimitées.
Enfin, l’astuce du chef : si vous êtes trop nombreux, ne pas négliger la possibilité d’un live youtube. Pour une allocution ou le passage d’une seule information, c’est très utile. L’inconvénient, une seule personne parle, mais tout le monde peut poser ses questions. Et c’est gratuit.
Pour une bonne collaboration des équipes en télétravail
Maintenant que la réunion s’est déroulé de la meilleure des manières, il faut passer à l’action ensemble. Pour bien s’organiser, là encore, on trouve plusieurs solutions.
D’abord Asana, notre petit chouchou dans l’équipe Morning. Il s’agit d’un outil de gestion de projet, qui permet simplement de créer des projets, puis à l’intérieur, des tâches. D’attribuer celles-ci à des responsables et enfin de leur fixer une échéance. Tout est clair, simple et transparent. Un outil terriblement efficace. L’étude de cas de notre usage est ici.
Autre outil de gestion de projet, Trello, qui permet d’organiser ses projets sous forme de tableau et de voir en temps réel l’avancement de ces derniers. De plus, les colocs Frontier ont développé un « power up » Trello qui permet de « convertir ses notifications Trello en cartes en les centralisant sur votre propre board personnel de productivité ». Nom de code : Straw.
Pour rassembler votre documentation d’équipe, plusieurs choix s’offrent également à vous. Google Drive d’abord, qui permet de stocker vos différents documents, Sheets, présentations. Et sinon vous pouvez découvrir les colocs de Slite, que l’on utilise également chez Morning. Slite centralise toute la documentation d’équipe (notes de réunion, documents, projets) sur la même architecture et simplicité que Slack.
Les colocs de Wisembly développent des solutions collaboratives pour que tout le monde soit mis en capacité d’apporter sa pierre à l’édifice et manière engageante. Au menu : Q&A’s, votes, quiz, questionnaires. De quoi dynamiser vos moments de rencontres à distance. Ils offrent également 3 mois pour l’achat d’une licence.
Klaxoon offre 3 mois d’essai gratuit à sa plateforme d’outils collaboratifs. Ils permettent de faire des réunions, des ateliers de travail, gérer des projets à distance, depuis votre ordinateur, tablette ou smartphone.
Enfin, les colocs de Collect permettent d’automatiser la récupération de documents. Il suffit dans Collect de préciser de quels documents on a besoin, pour quand et de programmer des rappels automatiques. Ensuite, la solution se charge d’envoyer un email aux destinataires et de les relancer si besoin. Un workflow se charge alors de valider les documents reçus.
Pour se former pendant le confinement
Si vous ne pouvez pas pratiquer votre travail à distance ou que vous souhaitez développer / renforcer vos compétences dans certains domaines, certaines écoles, centres, Moocs sont ouverts gratuitement pendant cette période de confinement.
L’école de formations en ligne au métier de développeur O’clock par exemple, a décidé de mettre à disposition gratuitement sa technologie de classes virtuelles pour aider les écoles, organismes de formation, universités, etc. à continuer à assurer les cours en téléprésentiel pendant la période de confinement.
La plateforme FUN MOOC a également décidé de la réouverture de nombreux MOOC archivés / 3 mooc ouverts le 24 mars : MOOC « Usage du web », « Documents dans le Cloud » et « Données et algorithmes ». Bref, de quoi vous occuper pendant votre période de confinement.
Vous devriez être bien équipé pour affronter ces quelques semaines de télétravail maintenant ! Bon courage à tous.
Voir aussi : Portrait de Christophe Pasquier, CEO de Slite.