Les tips d’organisation d’une soirée d’entreprise en période de COVID 19
Gestes barrières, distanciation sociale, port du masque, visioconférence. Le secteur évènementiel d’entreprise est très fortement impacté par les nouvelles normes sanitaires en place depuis la fin du confinement. Les soirées d’entreprises, cocktails, CE, séminaires doivent faire face à des mesures drastiques qu’il est primordial de respecter. Chez Morning, nous créons et accueillons des évènements sur-mesure pour les entreprises qui souhaitent s’offrir une parenthèse inspirante, créative ou récréative. Et comme tous les acteurs, nous avons également dû nous adapter à ces nouvelles restrictions. Nous vous partageons donc nos bonnes pratiques pour réaliser votre soirée d’entreprise en toute sécurité !
Créer un évènement d’entreprise rassurant et axé sur la sécurité
Avant même de lancer votre évènement, ou votre soirée d’entreprise, il est primordial d’axer votre communication sur la sécurité. Dans le cas d’un évènement présentiel, il est nécessaire de rassurer les participants à votre conférence, cocktail, soirée quant au respect des gestes barrières. Rappelez bien que le port du masque est obligatoire, que la distanciation sociale sera de mise et que vous mettrez notamment à disposition du gel hydroalcoolique. Le capacitaire du lieu de votre soirée d’entreprise sera également revu à la baisse. Pensez donc à bien fixer une limite d’inscriptions sur votre billetterie en ligne.
Vous pouvez également opter pour une soirée d’entreprise en phygital. C’est un évènement qui mêle le présentiel et le digital. Ce modèle hybride laisse le choix aux participants de rester chez eux pour participer à l’évènement.
Adapter le lieu de votre soirée d’entreprise
La sécurité est l’enjeu principal de votre soirée d’entreprise. Il est donc nécessaire d’en adapter le lieu. Pour cela il vous faut respecter quelques règles en vigueur :
- Tout d’abord, il est important de rappeler encore une fois le respect des gestes barrières via une signalétique dédiée claire; la mise à disposition de masques et de gel hydroalcoolique.
- A l’arrivée de vos participants, la liste d’émargement permettra également d’identifier chaque personne présente. En cas d’infection, il sera plus simple de les contacter. Vous pouvez également prendre leur température à leur arrivée à votre soirée d’entreprise.
- Veillez également à contrôler la gestion des flux du public. L’entrée et la sortie du lieu doivent être distincts et il est également obligatoire de créer et respecter un sens de circulation unique. Le but étant de réduire au maximum les allers et venues pour éviter de trop se croiser.
- En ce qui concerne la gestion de l’espace, vous devez respecter la règle des 4m2 par participant. En cas de format plénière, vous devrez placer les chaises à un mètre d’écart les unes des autres. Chaque chaise doit avoir un espace libre d’un mètre devant, derrière et de chaque côté. Le lieu devra également être aéré par des fenêtres (rappelons d’ailleurs que la climatisation est déconseillée en période de COVID) avant et après votre soirée d’entreprise. Et le ménage devra y être renforcé surtout sur les zones de contacts.
- Pensez également à bien adapter vos équipements. Equipez-vous d’un bon matériel de streaming ou de visioconférence pour ne pas diminuer la qualité et l’attention de vos participants. Qu’ils soient présents physiquement ou depuis chez eux. Multipliez aussi les micros pour éviter d’en faire tourner un unique dans toute l’audience lors d’une séance de questions-réponses par exemple. De la même manière, en installant plusieurs écrans qui diffusent la présentation, vous éviterez ainsi au maximum les regroupements.
- En ce qui concerne la restauration, laissez tomber le buffet. Les plateaux repas, et box individuelles sont de mise. Que ce soit pour un petit-déjeuner, un encas, un déjeuner ou un diner. Dans le cas d’une soirée en phygital, notre petit tips est de faire livrer chez les participants à distance la même chose qu’en présentiel. Un petit déjeuner frais et livré chez soi permet de se sentir bien plus intégré à l’évènement !
Si vous avez besoin d’autres informations, l’UNIMEV, l’Union Francaise des métiers de l’évènementiel, recense toutes les solutions au service de la reprise évènementielle ici. Solutions digitales, solutions techniques, et solutions servicielles. Il y en a pour tous les goûts et toutes les soirées d’entreprise.
Le phygital, le modèle hybride de soirée d’entreprise
Vous pouvez, comme nous l’avons expliqué, réaliser votre soirée d’entreprise en présentiel, mais également y ajouter une partie digitale. C’est ce que l’on appelle le modèle phygital. Pour cela, il existe de nombreux outils à disposition pour réaliser un streaming ou une visioconférence de qualité. Si vous cherchez quel outil utiliser pour réaliser une conférence en visio de qualité, nous avons établi une sélection des meilleurs outils en mars dernier. Il faudra alors penser à bien adapter les contenus de la soirée de manière à ce que les personnes à distance puissent également intervenir et / ou participer.
Une animation adaptée
Si vous aviez prévu une expérience particulière pour enrichir votre évènement, que ce soit un cours de sport, un atelier, une initiation… N’oubliez pas que certaines ne seront pas réalisables en toute sécurité, comme par exemple un karaoké (pour des raisons évidentes). Pour d’autres animations vous devrez simplement les adapter pour bien respecter les règles de distanciation sociale. C’est à vous de voir en fonction de chaque animation comment l’adapter.
- Si vous organisez un cours de yoga par exemple, celui-ci devra respecter les distances sociales.
- Veillez à bien équiper chaque personne individuellement lors d’un atelier créatif ou récréatif pour éviter de toucher les mêmes équipements.
- Limitez le nombre de personnes par ateliers.
Et l’équipe évènementielle dans tout ça ?
Toujours dans l’optique de valoriser la sécurité de votre soirée d’entreprise, votre équipe doit également être irréprochable. Tous les membres de l’équipe devront être équipés : visières, lunettes, masques; et les personnes qui accueillent les participants doivent être protégées par des hygiaphones. Le rôle de l’équipe évènementielle sera de veiller au bon respect des règles sanitaires.
Organisez votre prochaine soirée d’entreprise chez Morning
Notre équipe évènementielle se tient à disposition pour vous aider à organiser votre prochaine soirée d’entreprise dans le respect de toutes ces règles que nous venons d’énumérer. Nos différents espaces événementiels à Paris sont tous adaptés aux nouvelles mesures sanitaires en vigueur, nos équipes sont également formées pour ça et pourront vous accompagner sur toute l’organisation et l’animation de votre évènement.
Nous proposons des modules et formats variés (séminaires, team building, ateliers, visites guidées, conférences) dont la durée et le nombre peuvent être adaptés en fonction de vos besoins. Trois heures ou plusieurs jours, nous concevons vos événements clé en main. Au programme : des interventions inspirantes, du contenu sur le fond, des visites de lieux d’innovation et des moments de cohésion d’équipe.
Vous êtes désormais parés pour réaliser le parfait évènement d’entreprise en période de COVID-19. Pour être encore plus efficace, nous avons réaliser une fiche récapitulative pour ne rien oublier ! Vous pouvez la télécharger en cliquant sur le bouton ci-dessous.
N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations en remplissant ce formulaire :