Nouveaux usages

Asana, un outil de gestion de projet agile

Nos coworkers profitant des espaces communs propices aux échanges de Morning Monceau, été 2020

Parce que nous travaillons en mode projet, nous avons besoin d’une communication fluide et centralisée. Asana est un véritable outil agile, gage de bien-être au travail pour l’équipe Morning. Son efficacité et sa praticité ont changé la vie de nos collaborateurs ; fini le cauchemar des boîtes mail inondées, des messages instantanés qui se perdent dans la nature, des réunions improductives dont on ne voit pas le bout. Asana est bien plus qu’un simple outil de gestion de projet ! C’est aussi la colonne vertébrale de la coordination de nos équipes et de la coopération dans les projets. Découvrez tout sur les fonctionnalités et les bénéfices d’utilisation de notre outil phare.

Asana, un outil agile et indispensable 
Tout est plus rapide, tout est plus simple

L’outil est un véritable vecteur d’efficacité pour les équipes. La fluidité dans les échanges et dans la gestion de projets représente un gain de temps considérable.

Un outil de gestion de projet agile, dans l’instant

Coordonner des équipes sur un ou plusieurs projets n’est pas chose facile. Pour les équipes Morning, Asana représente 90% de la communication en interne. Nous pouvons le dire : Asana a bel et bien remplacé les mails ! 

Par sa nature spontanée et instantanée, c’est un outil formidablement agile pour s’organiser en “mode projet”. De la formation d’un projet à son développement en passant par sa coordination, tout passe par le gestionnaire des tâches. 

Parmi les fonctionnalités les plus utilisées, la duplication de tâches est un atout de taille pour les équipes. La possibilité de créer des templates et de réutiliser des modèles d’anciennes tâches permet aux équipes de ne pas repartir de rien à chaque projet. Lorsque les missions sont similaires d’un projet à l’autre, la fonction de duplication est très pratique par l’énorme gain de temps qu’elle présente.

Dès les premières années, la précision et l’instantanéité avec lesquelles les projets s’organisent sur l’outil ont séduit nos employés. Parmi les principales fonctionnalités, les notifications instantanées se démarquent. Les coopérateurs sont notifiés en temps réel des actions effectuées sur une tâche ! De quoi rendre les missions de moins en moins chronophages.

Avec la croissance des équipes et la multiplicité des projets, Asana occupe une place toujours plus importante chez Morning. “Je ne m’imaginerais plus ouvrir un espace sans cet outil”, précise Tania Boros – responsable des opérations Morning.

Une spontanéité comme dans notre espace Boissière, mais sur Asana

Des échanges directs entre collaborateurs

L’objectif principal est d’apporter aux équipes un langage commun leur permettant d’échanger entre elles. A tout moment, chaque salarié peut créer un projet en parallèle en sollicitant d’autres collègues. En somme, tout se fait spontanément et indépendamment de tout aspect hiérarchique ; chacun peut solliciter qui il entend. Grâce à la fonctionnalité “messages” de la plateforme, chaque collaborateur peut communiquer librement et directement avec ses collègues, sans contrainte d’espace-temps. 

Asana est un outil de gestion de projet agile, indispensable au quotidien. Notre responsable des opérations Tania Boros l’assure bien volontiers : “C’est bien plus qu’une to do list, c’est la colonne vertébrale de notre organisation !”. La fluidité des dialogues qui se font via le logiciel font de lui un axe important de responsabilisation des coopérateurs du projet.

Pour que les messages directs soient plus complets, l’envoyeur peut mentionner une personne, un projet ou même une tâche pour que le destinataire y ait directement accès. Cette fonctionnalité permet de gagner du temps, sans avoir à retrouver ladite tâche ou mission ! Il est aussi possible d’y joindre des pièces jointes. En somme, les messages Asana, c’est comme les mails mais en (bien) mieux.

Des échanges fluides et directs, comme si vos collaborateurs étaient à côté !

Asana, un vecteur d’autonomisation
Vers une organisation horizontale, et plus de partages

Intuitif et rapide à prendre en main, l’outil de gestion de projet agile permet au nouveau salarié d’être opérationnel dès les premières semaines, aussi bien sur le logiciel que sur ses missions !

Une mise en responsabilité par le mode projet

La transparence totale d’Asana veut que chaque projet soit, par défaut, librement accessible par tous les membres impliqués. Ce système induit une grande transversalité, ce qui responsabilise le nouvel employé dès ses premières semaines dans l’entreprise. L’horizontalité d’organisation que permet Asana est un avantage de taille pour les équipes.

Pour un projet donné, chacun est autonome et libre d’organiser ses tâches comme il l’entend, mais chaque coéquipier peut observer la progression d’un autre dans les missions qui lui sont confiées. En d’autres termes, si un coopérateur souhaite voir l’avancée d’un autre sur une tâche bien précise, les étiquettes d’état d’avancement “à faire”, “en cours” ou “terminé” sont prévues à cet effet. Les réunions longues et infructueuses, c’est terminé ! Toute progression de tâche est disponible en temps réel

Sur Asana, pour chaque projet créé, tous les coopérateurs peuvent créer une tâche et l’attribuer, même s’ils sont d’équipes différentes. Pour plus d’efficacité, il est possible d’ajouter à la tâche des pièces jointes et une description pour aiguiller celui qui l’exécute.

Les collaborateurs sont directement impliqués dans les projets par leurs collègues

Une autonomisation dès la formation

La structure-même de la formation à Asana baigne le nouveau collaborateur dans un climat d’autonomie. Pour les équipes Morning, c’est Tania Boros, responsable des opérations, qui témoigne. “Nous avons créé un parcours d’onboarding sur Asana via lequel, pendant un mois, les salariés Morning ont des tâches à réaliser”. En plus de la formation initiale d’une heure et demi au logiciel, les nouveaux arrivants s’auto forment à la plateforme, sur la plateforme ! Ces sessions d’introduction à Asana sont essentielles pour se familiariser avec l’outil. 

Pour Tania Boros, “On a pu constater une vraie différence sur l’onboarding entre l’avant et l’après Asana. En à peine un mois, nos salariés deviennent complètement opérationnels sur l’outil.” L’autonomisation rapide de nos salariés est gage du succès des (auto) formations à Asana que nous mettons en place. Les fonctionnalités sont acquises très rapidement sur la plateforme !

Un parcours d’onboarding RH est aussi obligatoire pour chaque nouvelle recrue dont les étapes, divisées en tâches et sous-tâches, sont organisées via Asana. Le nouvel employé est dès lors autonome non seulement sur le gestionnaire de tâches, mais aussi sur la gestion de tâches non comprises dans la formation qui s’effectue via l’outil.

En plus d’améliorer l’efficacité des équipes, le logiciel est un formidable vivier d’échanges et de dialogues. Un véritable réseau !

Bethsabée Boukobza

Rédactrice édito

J'écris de beaux contenus pour mettre en valeur nos espaces de travail, notre mobilier engagé et nos événements pro !